Customermates als Software für Personal Trainer? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Customermates

Wir haben Customermates über ihr CRM ausgefragt.

Die Antworten von Customermates sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Personal Trainer Software in 3 Sätzen.

Customermates ist ein Open-Source-CRM für Kundenkontakte, Kommunikation und Aufgaben. Customermates ist der Arbeitsplatz, an dem KI-Agenten mit Ihren Kunden, Ihrem Wissen und Ihren Regeln arbeiten, und Menschen geben frei, was rausgeht. Für Personal Trainer kann es die Kundenorganisation ergänzen; spezialisierte Trainingsplanung, Diagnostik und Abrechnung gehören nicht zum Produkt.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Listen, Felder, Verknüpfungen und Ansichten lassen sich an den eigenen Geschäftsablauf anpassen. Kundendaten, Gesprächsverläufe und nächste Schritte können so im selben Workspace zusammenkommen. Hinzu kommen eine eigene Wissensdatenbank, ein KI-Assistent sowie Schnittstellen für externe Agenten. Der offene CRM-Kern kann selbst gehostet werden. Der Vorteil liegt in dieser Anpassbarkeit und Offenheit; einen belegten Funktionsvorsprung gegenüber spezieller Personaltrainer-Software behaupte ich nicht.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Es gibt keine fertige Personaltrainer-Oberfläche mit Trainingsplänen, Übungsbibliothek, medizinischer Anamnese, Kursbuchung, Mitgliederabrechnung oder Klienten-App. Die eigenen Listen und Abläufe müssen zunächst eingerichtet werden. Wer diese Fachfunktionen aus einer Hand braucht, benötigt dafür ein spezialisiertes System. Customermates ist vor allem für die ergänzende Kunden- und Geschäftsorganisation gedacht.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Customermates ist eine Web-Anwendung. In der Cloud übernehme ich den Betrieb von Anwendung und Datenbank. Alternativ kann der offene CRM-Kern unter AGPL-3.0 auf eigener Infrastruktur betrieben werden. Das ist eine Serverinstallation mit Browserzugriff, keine eigenständige Desktop-App. Der gehostete KI-Assistent, verwaltete Nachrichtenanbindungen und weitere kommerzielle Cloud-Funktionen sind vom offenen Kern zu unterscheiden. Beim Self-Hosting liegen Betrieb, Updates und Sicherungen beim Betreiber.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Gibt es eine gesonderte App hierfür? Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht?

Die Anwendung lässt sich im Browser auf Smartphone und Tablet öffnen. Die Oberfläche passt sich an kleinere Bildschirme an; der Kalender zeigt auf dem Smartphone eine Agenda. Eine gesonderte native iOS- oder Android-App gibt es nicht. Für die Einrichtung umfangreicher Listen, Felder und Auswertungen ist ein größerer Bildschirm sinnvoll. Eine vollständige Funktionsgleichheit auf jedem Mobilgerät oder Browser verspreche ich nicht.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Mehrere Teammitglieder können im selben Workspace arbeiten. Rollen und Datensatzzugriffe bestimmen, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. In der Cloud wird pro aktivem Nutzerplatz abgerechnet; mehrere Geräte desselben Nutzers sind davon zu unterscheiden. Verbundene Kommunikationskonten und KI-Nutzung hängen zusätzlich vom gewählten Tarif ab. Persönliche Zugangsdaten sollten nicht gemeinsam benutzt werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Für die Cloud sind ein aktueller Webbrowser und eine Internetverbindung erforderlich. Es muss keine lokale Desktop-Software installiert werden. Eine verbindliche Liste bestimmter Browser- oder Betriebssystemversionen wird hier nicht zugesagt. Self-Hosting richtet sich an technisch erfahrene Betreiber und erfordert die in der öffentlichen Docker-Anleitung beschriebenen Server-, Datenbank- und Konfigurationsvoraussetzungen.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ein unterstützter Offline-Modus ist nicht vorhanden. Für die Arbeit mit dem CRM wird eine Verbindung zur jeweiligen Cloud- oder selbst betriebenen Serverinstallation benötigt.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Die Cloud wird zentral aktualisiert. Beim Self-Hosting spielt der Betreiber neue Versionen ein und berücksichtigt die Release- und Migrationshinweise. Es gibt keinen zugesagten festen Takt für neue Funktionen. Vor einem selbst durchgeführten Update sollten Datenbank und weitere relevante Daten gesichert werden.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Listen lassen sich als JSON oder Excel exportieren. Ein solcher Export hilft bei der Sicherung von Datensätzen, ist aber kein vollständiges Backup aller Nachrichten, Dateien, Einstellungen und des gesamten Workspace. Einen einfachen vollständigen Backup-und-Wiederherstellen-Assistenten gibt es nicht. Beim Self-Hosting muss der Betreiber Datenbank, Dateien und Konfiguration sichern. Auch Cloud-Kunden sollten ihre Daten regelmäßig exportieren; die AGB nennen die Pflicht zu eigenen Sicherungskopien ausdrücklich.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Für den Workspace gibt es Rollen und Datensatzzugriffe sowie einen Aktivitätsverlauf für Änderungen. Die primäre Cloud-Datenbank ist in Frankfurt konfiguriert. Das ist keine Zusage, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich in Deutschland oder der EU stattfindet: Die eingesetzten Dienste und mögliche Drittlandverarbeitungen stehen in Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Unterauftragsverarbeiterliste. Self-Host-Betreiber sind für ihre eigene Infrastruktur und Datenschutzgestaltung verantwortlich. Eine medizinische Zertifizierung oder pauschale Eignung für Gesundheitsdaten wird nicht zugesagt. Sensible Angaben, insbesondere Gesundheitsdaten, dürfen laut AGB nicht an Mate übermittelt werden. Aktuelle Unterlagen: https://customermates.com/de/privacy, https://customermates.com/de/terms und https://customermates.com/de/dpa.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es gibt eine REST-API, Webhooks und einen MCP-Server für externe KI-Clients. Eine separate n8n-Community-Integration kann externe Abläufe verbinden; ein n8n-Betrieb ist nicht enthalten. In der Cloud können je nach Tarif E-Mail-Konten über Gmail, Outlook oder IMAP sowie unterstützte LinkedIn-, WhatsApp-, Instagram- und Telegram-Konten angebunden werden. So lässt sich vorhandene Kommunikation beim passenden Datensatz nutzen. Google- und Outlook-Kalender werden schreibgeschützt eingebunden. Bei externen MCP-Clients sind Hinweise zur menschlichen Freigabe Client-Anweisungen, keine pauschale serverseitige Sendesperre; die jeweils eingerichteten Rechte gelten weiterhin.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Personaltrainer-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?
    • Wie funktioniert die Terminvereinbarung? (Online-Buchung möglich?)
    • Können wiederkehrende Termine, Gruppen- oder Kursbuchungen abgebildet werden?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminplanung?

Eigene Datumsfelder und Zeiträume können in einem gemeinsamen Kalender zusammengeführt werden. Vorhandene Google- und Outlook-Termine lassen sich je nach Tarif schreibgeschützt anzeigen. Eine eingebaute öffentliche Terminbuchung, eine Kurs- oder Gruppenbuchung und eine automatische Personaltrainer-Terminverwaltung gibt es nicht. Für die Buchung wird ein separates System benötigt. Eine Kalendereinbindung ist keine Zusage, Termine im externen Kalender anlegen oder ändern zu können.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kundenverwaltung & Kundenkommunikation?
    • Wie werden Klienten-Daten verwaltet (z.B. Historie, Training, Notizen)?
    • Können Nachrichten direkt aus der Software versendet werden?
    • Gibt es eine Kunden-App (bzw. Klienten-Portal)? Wenn ja, mit welchen Funktionen? Gibt es Individualisierungs-Möglichkeiten (App-Design mit eigenem Logo/Branding?)
    • Lassen sich automatisierte Nachrichten (z. B. Terminbestätigungen, Motivationsnachrichten) einrichten?
    • Was möchten Sie noch zum Thema Kundenverwaltung & Kundenkommunikation anmerken?

Kontakte, Unternehmen, Notizen, Aufgaben und andere Informationen können in selbst definierten Listen mit passenden Feldern und Verknüpfungen verwaltet werden. Unterstützte angebundene Nachrichten lassen sich im Cloud-Posteingang lesen und beantworten; Starter enthält diese Nachrichtenfunktion nicht. Es gibt keine Klienten-App und kein weiß beschriftbares Kundenportal. Die Anwendung ist kein fertiges System für automatische Terminbestätigungen oder Motivationskampagnen. Individuelle Routinen oder externe Integrationen müssen konkret eingerichtet und mit den jeweiligen Plattform- und Freigaberegeln geprüft werden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Anamnese?
    • Welche Daten können erfasst werden (z. B. medizinische Angaben, Fitnesslevel, Einschränkungen)?
    • Gibt es anpassbare Fragebögen?
    • Lassen sich diese Daten in Trainingsplanung und Auswertung integrieren?
    • Weitere Funktionen im Bereich Anamnese?

Eine medizinische oder sportwissenschaftliche Anamnese, ein Fragebogen für Klienten und eine Übernahme solcher Daten in Trainingspläne sind keine eingebauten Funktionen. Die Konfigurierbarkeit allgemeiner CRM-Felder ist kein Nachweis für die Eignung zur Verarbeitung medizinischer Angaben. Gesundheitsdaten gehören insbesondere nicht in Anfragen an Mate. Wer eine digitale Anamnese benötigt, sollte dafür ein fachlich und datenschutzrechtlich geeignetes spezialisiertes System einsetzen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Erstellung von Trainings- und Ernährungsplänen?
    • Können individuelle Pläne pro Klient erstellt und angepasst werden?
    • Gibt es Vorlagen oder Plan-Bausteine, die den Aufwand reduzieren?
    • Lassen sich Trainings- und Ernährungspläne direkt digital an die Klienten übermitteln?
    • Weitere Funktionen im Bereich Plan-Erstellung?

Ein Trainings- oder Ernährungsplaner mit Vorlagen, Bausteinen und einer Klientenfreigabe ist nicht vorhanden. Allgemeine Notizen oder Dateianhänge an einem Datensatz ersetzen diese Fachfunktionen nicht. Für Erstellung und Auslieferung solcher Pläne wird ein separates System benötigt.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Trainingsanalyse?
    • Wie können Leistungsdaten (z. B. Gewicht, Körperfett, Wiederholungen, Zeiten) erfasst und ausgewertet werden?
    • Gibt es grafische Auswertungen, Statistiken oder Fortschrittsdiagramme?
    • Lassen sich Messungen oder Check-ups dokumentieren?
    • Weitere Funktionen im Bereich Trainingsanalyse?

Das Dashboard kann Daten aus konfigurierten Listen als Kennzahlen und Diagramme zeigen. Es gibt aber kein fertiges Tracking für Körperwerte, Wiederholungen, Belastung oder sportliche Fortschritte und keine medizinische Auswertung. Eine allgemeine Diagrammfunktion sollte daher nicht als Personaltrainer-Analysemodul verstanden werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Online-Training & Video-Coaching?
    • Gibt es eine Möglichkeit für Live-Training via Videocall (z. B. Zoom-Integration, integrierte Videochat-Funktion)?
    • Können Trainer Video-Feedback geben (Bewegungsanalyse, etc.)?
    • Ist eine Speicherung von individuellen Videoanalysen für den Klienten möglich?
    • Weitere Funktionen im Bereich Online-Training & Video-Coaching?

Eine integrierte Live-Trainingsplattform, Videochat-Funktion, Bewegungsanalyse oder Video-Feedback-Oberfläche für Klienten ist nicht vorhanden. Links oder Dateien können Teil einer allgemeinen Kundenorganisation sein, ersetzen aber kein Video-Coaching-System. Ein fertiger Zoom-Coaching-Konnektor wird nicht zugesagt.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software durch Übungsbibliotheken?
    • Gibt es eine integrierte Übungsdatenbank (z.B. mit Videos, Beschreibungen, Anleitungen)?
    • Können eigene Übungen/Videos ergänzt werden?
    • Ist die Bibliothek in Trainingspläne integrierbar?
    • Weitere Funktionen zum Thema Übungsbibliotheken?

Es gibt keine integrierte Übungsdatenbank und keine Verbindung einer solchen Bibliothek zu Trainingsplänen. Allgemeine Dateianhänge und eigene Wissensseiten sind möglich; sie sind keine fertige Übungsbibliothek für Klienten.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Können verschiedene Rechnungsarten (z. B. Einzelstunden, Abos, Pakete) abgebildet werden?
    • Automatische Abbuchungen und Verlängerungen?
    • Gibt es eine Integration zu Zahlungsanbietern (z. B. SEPA, PayPal, Kreditkarte)?
    • Unterstützt die Software auch im Bereich Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Customermates stellt keine Rechnungen an Trainingskunden aus und verarbeitet keine Mitgliedsbeiträge, SEPA-Mandate, Stundenpakete oder Mahnläufe. Auch eine Bankkontenanbindung für die Trainerabrechnung gehört nicht zum Produkt. Die Zahlungsabwicklung des eigenen Customermates-Abonnements ist davon zu unterscheiden. Für die Abrechnung eines Trainerbetriebs wird ein separates System benötigt.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Personaltrainer-spezifischen Funktionen?
    • Kursverwaltung/Gruppentraining
    • Integration von Coaching-Programmen oder Challenges?
    • Community-Features (Foren, Gruppenfunktionen, etc.)?
    • KI-gestützte Empfehlungen, z.B. für Ernährung, Trainingsintensität, o.Ä.?
    • … weitere Funktionen speziell für Personaltrainer?

Kursverwaltung, Gruppenbuchungen, Coaching-Challenges und ein Klientenforum sind keine eingebauten Personaltrainer-Funktionen. Mate kann bei allgemeiner CRM- und Wissensarbeit helfen, ist aber kein System für Trainings-, Ernährungs- oder medizinische Empfehlungen. Die Nutzungs- und Datenbeschränkungen des Assistenten gelten auch dann, wenn ein CRM für einen Trainerbetrieb eingerichtet wird.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (z.B. Verwaltung mehrerer Trainer (inkl. Rollen & Rechte)?
    • Marketing-Tools (Newsletter, Social-Media-Schnittstellen, Landingpages)?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?

Teams können gemeinsame Listen, Aufgaben und Kundendatensätze mit Rollen und Datensatzzugriffen organisieren. Dashboards und verschiedene Listenansichten helfen bei der kaufmännischen Übersicht. Mehrere Trainer lassen sich als Teammitglieder abbilden; daraus entsteht aber keine Einsatz-, Schicht- oder Urlaubsplanung. Ein Newsletterversand, ein Landingpage-Baukasten und eine Buchhaltungssoftware sind nicht enthalten. Marketing- oder Spezialabläufe benötigen gegebenenfalls eine getrennte Integration.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Cloud wird monatlich pro aktivem Nutzerplatz in Euro abgerechnet: Starter 12 Euro, Pro 29 Euro, Business 69 Euro und Max 149 Euro; Enterprise auf Anfrage. Die Preise verstehen sich gemäß AGB netto zuzüglich gegebenenfalls anfallender Steuern. Einen Jahrestarif gibt es nicht. Starter enthält das CRM, API, MCP und ein begrenztes Mate-Kontingent, aber keine angebundenen Nachrichtenkonten. Pro enthält ein verbundenes Konto pro Nutzer, Business drei und Max zehn; weitere Kontingente und Dateispeicher sind tarifabhängig. Der Vertrag läuft nach den veröffentlichten AGB auf unbestimmte Zeit und kann mit 30 Tagen Frist zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden; abweichende Einzelvereinbarungen bleiben maßgeblich. Der offene CRM-Kern kann unter AGPL-3.0 selbst gehostet werden, wobei eigene Infrastruktur-, Betriebs- und gegebenenfalls KI-Anbieterkosten anfallen.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?

Kontakt ist über [email protected] und das Kontaktformular möglich; Anfragen kommen direkt bei mir an. Es gibt eine öffentliche deutsch- und englischsprachige Dokumentation mit Anleitungen. Eine pauschal garantierte Antwortzeit, eine Telefon-Hotline, Fernwartung oder ein 24/7-Supportvertrag sind in dieser Vorstellung nicht zugesagt. Zusätzliche Unterstützung muss für den konkreten Bedarf vereinbart werden.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der erste Cloud-Workspace eines Logins startet mit einer kostenlosen siebentägigen Pro-Testphase und dem dazugehörigen begrenzten KI-Kontingent. Weitere Workspaces desselben Logins erhalten nicht automatisch erneut eine Testphase. Datensätze können über die dokumentierten JSON- und Excel-Importe übernommen werden; beim Excel-Import werden Spalten zugeordnet und die Vorschau geprüft. Ein allgemeiner CSV-Importer, eine automatische Vollmigration einschließlich aller Nachrichten und Dateien oder eine fertige Verbindung zu jeder Trainer-Software wird nicht zugesagt. Ein persönlicher Umstieg kann besprochen werden; ein unbegrenzter kostenloser Wechselservice ist nicht Bestandteil dieser Antwort.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Die Entwicklung ist im öffentlichen Repository nachvollziehbar. Konkretes Feedback kann direkt an mich oder über GitHub gemeldet werden. Ich möchte dabei zuerst den betroffenen Arbeitsablauf verstehen. Einzelne Funktionen und Termine werden erst nach einer konkreten Zusage als geplant beschrieben; einen festen Veröffentlichungsrhythmus oder die Umsetzung jedes Wunsches verspreche ich nicht.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Für den Einsatz bei Personal Trainern lege ich diesem Interview keine freigegebene Kundenfallstudie und kein Kundenzitat bei. Die Beschreibung stützt sich auf den vorhandenen Funktionsumfang und seine Grenzen. Ich kann deshalb keinen nachgewiesenen Trainingserfolg, Zeitgewinn oder Geschäftserfolg bei Trainerkunden nennen.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Customermates richtet sich als allgemeines, anpassbares CRM an kleine B2B-Teams und selbstständige Anbieter mit eigenen Kundenabläufen. Es ist kein etablierter Spezialanbieter für Personaltrainer-Software. Für diesen Bereich nenne ich keine unbestätigten Nutzerzahlen, Marktanteile, Bewertungen oder Auszeichnungen. Der offene CRM-Kern und seine Entwicklung können im öffentlichen Repository geprüft werden: https://github.com/customermates/customermates.

29. Schlussplädoyer: Für welche Personal Trainer (Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Es kann passen, wenn ein selbstständiger Trainer oder ein kleines Team vor allem Kontakte, allgemeine Geschäftskommunikation und nächste Schritte flexibel organisieren möchte und die Einrichtung eigener Listen sinnvoll findet. Wer Trainings- und Ernährungspläne, Anamnese, Kursbuchung, Mitgliederabrechnung und eine Klienten-App aus einem System erwartet, braucht eine spezialisierte Lösung. Customermates kann die allgemeine Geschäftsorganisation ergänzen; eine entsprechende Fachsoftware ersetzt es nicht.

 
Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen:
Die beigefügten Produktansichten zeigen allgemeine CRM-Beispieldaten. Sie sind keine Personaltrainer-Installation und keine Kundenreferenz. Stand der Antworten: 28. Oktober 2026.